La procédure préliminaire peut durer plusieurs semaines ou plusieurs mois (notamment en cas d'obligation de légalisation des documents étrangers). Par conséquent, il est conseillé aux partenaires de ne pas fixer de date pour fêter l'enregistrement de leur partenariat avant la clôture de la procédure préliminaire. L’office décline par avance toute responsabilité pour des frais résultant de l’annulation ou du report de la fête.
Cette démarche s'adresse à toutes les citoyennes et tous les citoyens suisses.
Les fiancés doivent se présenter à l'Office de l'état civil concerné pour obtenir les renseignements et la liste détaillée des documents à fournir.
Les documents requis pour des partenaires étrangers varient selon leur Etat d’origine, les Etats ne délivrant pas tous les mêmes documents. L’office de l’état civil vous informera d'une éventuelle procédure d'authentification des documents. Cette procédure d'authentification (légalisation) peut prendre plusieurs mois.
Cette légalisation des documents nécessite une avance de frais qui, selon le pays, peut être de Fr. 300.- à Fr. 1'200.- par personne.
A partir du 1er janvier 2011, de l’article 98 alinéa 4 du code civil «les fiancés qui ne sont pas citoyens suisses doivent établir la légalité de leur séjour en Suisse au cours de la procédure préparatoire du mariage ou du partenariat». Cette disposition est également applicable à tous les dossiers en cours au 31 décembre 2010. A défaut de titre de séjour valable l’office de l’état civil se verra contraint de refuser d’enregistrer un partenariat.
Outre les documents mentionnés plus haut, les partenaires précédemment marié-e-s ou lié-e-s par un partenariat enregistré doivent présenter une confirmation de la dissolution du mariage ou du partenariat enregistré.
Les partenaires doivent remplir le formulaire de demande d'enregistrement d'un partenariat disponible ci-dessous et se présenter à l’Office de l’état civil du domicile de l’un-e ou de l'autre.
Ce formulaire peut également être obtenu à l'Office de l'état civil compétent.
Les Suisses et Suissesses de l’étranger peuvent déposer leur demande par l’intermédiaire de la représentation diplomatique ou consulaire suisse la plus proche.
La procédure à l’Office de l’état civil est la suivante: